Επαγγελματικές συσκέψεις: Για ποιο λόγο μπορεί να φθείρουν την παραγωγικότητα, πως επηρεάζονται οι εσωστρεφείς & ποιες είναι οι δράσεις για να μικρύνει το χάσμα ;

Σε πόσες επαγγελματικές συσκέψεις έχετε συμμετάσχει όπου ζωγραφίζατε ενώ ονειροπολούσατε; Υπάρχουν πολλοί άνθρωποι που δυσανασχετούν να συμμετάσχουν και να αναλώσουν χρόνο σε αυτές.

Ωστόσο, ένα θέμα που σπάνια λαμβάνεται υπόψη είναι ότι οι περισσότερες επαγγελματικές συναντήσεις διευρύνουν το χάσμα παραγωγικότητας των εσωστρεφών εργαζόμενων.

Ποια είναι τα χαρακτηριστικά των εσωστρεφών;

Η κατανόηση δύο βασικών σημείων βοηθούν στη δημιουργία λύσεων:

• Σκέψη. Οι εσωστρεφείς συνήθως επεξεργάζονται τις πληροφορίες εσωτερικά ενώ οι εξωστρεφείς επεξεργάζονται τις πληροφορίες εξωτερικά. Με άλλα λόγια, οι εσωστρεφείς σκέφτονται για να μιλήσουν και οι εξωστρεφείς μιλάνε για να σκεφτούν. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε καθυστέρηση απόκρισης ενός εσωστρεφούς ατόμου, η οποία συχνά καλύπτεται από πιο εξωστρεφείς συναδέλφους. Οι επαγγελματικές συσκέψεις συχνά κυριαρχούνται από την ομιλία των εξωστρεφών, κάτι που γίνεται περισσότερο εμφανές στις εξ αποστάσεως συναντήσεις.
• Ενέργεια. Οι εξωστρεφείς κερδίζουν ενέργεια όταν βρίσκονται μαζί με άλλους, ενώ οι εσωστρεφείς χάνουν την ενέργειά τους. Αυτός μπορεί, επίσης, να είναι ένας από τους λόγους που οι εξωστρεφείς μιλάνε περισσότερο στις επαγγελματικές συσκέψεις.

Οι εσωστρεφείς άνθρωποι δεν είναι ντροπαλοί, απλά σκέφτονται διαφορετικά και συνήθως κατέχουν μια πιο λεπτομερή γνώση των θεμάτων της επιχείρησης.

Ο αντίκτυπος αυτού είναι ότι οι εσωστρεφείς τείνουν να λειτουργούν συμπληρωματικά μόνο σε συζητήσεις όπου πιστεύουν ότι οι άλλοι θα τους ακούσουν και θα αντλήσουν οφέλη. Αυτή η πεποίθηση μειώνεται όταν οι υπερομιλητικοί εξωστρεφείς γεμίζουν «κενά» στη συζήτηση, οδηγώντας σε μικρότερη συνεισφορά από τους εσωστρεφείς.

Το χάσμα της παραγωγικότητας των εσωστρεφών εργαζομένων

Η πρόσφατη έρευνά μου στην οποία συμμετείχαν πάνω από 300 εργαζόμενοι σε επιχειρήσεις, έδειξε ότι το 30% από αυτούς παραδέχονται ότι είναι λιγότερο παραγωγικοί από όσο θα μπορούσαν να είναι. Οι δύο βασικές αιτίες είναι οι ακόλουθες:

1. Το ύφος διοίκησης δεν επικοινωνεί αποτελεσματικά με όλη την ομάδα.
2. Η κουλτούρα και η επικοινωνία της εταιρίας φθείρουν το ταλέντο των εσωστρεφών υπαλλήλων.

Δεν είναι ότι οι εσωστρεφείς είναι απρόθυμα ή μη παραγωγικά μέλη της ομάδας. Από πολλές απόψεις, ισχύει ακριβώς το αντίθετο.

Οι εσωστρεφείς τείνουν να εστιάζουν σε σημαντικές λεπτομέρειες, είναι λιγότερο πιθανό να αφήσουν τα πράγματα να ξεφύγουν εκτός ελέγχου και είναι σχολαστικοί με την ολοκλήρωση των καθηκόντων τους, κάτι που μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο στον κόσμο της «τηλεργασίας» που πρέπει πλέον να αποδεχτούμε.

Ωστόσο, το ξεκλείδωμα της πλήρους παραγωγικότητας χρειάζεται λίγες, απλές αλλαγές στον τρόπο διοίκησης. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα ως προς τον τρόπο που διεξάγονται οι επαγγελματικές συσκέψεις επειδή αυτό είναι το σημείο που συγκρούονται η επικοινωνία, η κουλτούρα και ο συντονισμός.

Η δύναμη και ο κίνδυνος των επαγγελματικών συσκέψεων

Οι επαγγελματικές συσκέψεις είναι πιο δυναμικές όταν συνενώνεται η γνώση όλης της ομάδας και ως αποτέλεσμα δημιουργείται νέα γνώση. Αυτό οδηγεί στην καλύτερη κατανόηση των προβλημάτων, καθώς και στην επιλογή καλύτερων δράσεων και στην επίτευξη περισσότερο βιώσιμων αποτελεσμάτων.

Ο μεγάλος κίνδυνος των επαγγελματικών συσκέψεων είναι η λεγόμενη «συναινετική ομαδική σκέψη», όπου μόνο μία ή δύο φωνές λαμβάνονται υπόψη, και προκύπτει συναίνεση παρ’ όλο που λιγότεροι άνθρωποι έχουν συνεισφέρει στη συζήτηση.

Διαβάστε ακόμη:Gen Z - Millennials: Ζώντας & δουλεύοντας με σκοπό σε έναν κόσμο που μεταμορφώνεται - Ποια η κοινή τους ανησυχία

Σύμφωνα με την ιστοσελίδα psychologynow.gr, ως αποτέλεσμα, οι δράσεις βασίζονται σε ακόμη λιγότερη πληροφόρηση, όντας ακόμη και παράλογες ή δυσλειτουργικές. Είναι σημαντική η συνολική συμμετοχή της ομάδας, συμπεριλαμβανομένων και των λεπτομερών απόψεων των εσωστρεφών, για την πρόληψη της «συναινετικής ομαδικής σκέψης».

Δράσεις για τη βελτίωση των επαγγελματικών συσκέψεων

• Καταγραφή. Μην βασίζεστε μόνο στον «καταιγισμό ιδεών» (brainstorming)» ή στην ενθάρρυνση των άλλων να μιλήσουν. Κατά διαστήματα ζητήστε από τους συμμετέχοντες να γράφουν τις απαντήσεις στα ερωτήματα που τίθενται. Έπειτα από 30 δευτερόλεπτα, ζητήστε τους να αποκαλύψουν τι γράψανε. Αυτό επιβραδύνει τη διαδικασία, επιτρέποντας περισσότερη συνεισφορά από τους εσωστρεφείς εργαζόμενους καθώς και τη δημιουργία μια συζήτησης με πλουσιότερο περιεχόμενο.
• Παύσεις. Μετά από κάποια ερώτηση, μην φοβάστε αν υπάρξει παύση. Μην υποθέτετε ότι δεν θα προκύψει κάποια απάντηση και μην παρέχετε απαντήσεις χωρίς να λαμβάνετε υπόψη και τους εσωστρεφείς συμμετέχοντες.
• Περιθώριο χρόνου. Η λήψη του προγράμματος της συνάντησης και η ανάγνωση των θεμάτων προς συζήτηση μια εβδομάδα νωρίτερα, επιτρέπει στους εσωστρεφείς εργαζόμενους να διαβάσουν και να επεξεργαστούν τις πληροφορίες, οδηγώντας στη διεξαγωγή μιας συνάντησης καλύτερων προδιαγραφών.
• Συγκράτηση. Σχεδόν σε όλες τις επαγγελματικές συσκέψεις υπάρχουν κάποιες κυρίαρχες φωνές. Συγκρατήστε αυτές τις φωνές μέσω ενός καλύτερου συντονισμού, επιτρέποντας σε όλους τους συμμετέχοντες να μιλήσουν, όχι μόνο οι πιο ισχυρές και εξωστρεφείς προσωπικότητες. Αυτή η δράση οδηγεί σε πιο βιώσιμα αποτελέσματα και βελτιώνει την παραγωγικότητα.

Αυτές οι τέσσερις δράσεις βελτιώνουν τις επαγγελματικές συσκέψεις με τη συμβατική έννοια, ενώ προάγουν την παραγωγικότητα εμπλέκοντας ολόκληρη την ομάδα.